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La planification des dĂ©placements Ă  łÉČËVRĘÓƵ : une approche rĂ©flĂ©chie en matière de sĂ©curitĂ©, de valeur et d’accompagnement

Ă€ l’UniversitĂ© łÉČËVRĘÓƵ, les dĂ©placements font partie intĂ©grante de la vie universitaire, que ce soit pour la recherche, les congrès, le travail sur le terrain ou la collaboration. Si les dĂ©placements administratifs doivent ĂŞtre rĂ©servĂ©s auprès de la sociĂ©tĂ© de gestion de voyages de l’UniversitĂ©, la plupart des voyages effectuĂ©s dans le cadre d’activitĂ©s de recherche ou d’autres activitĂ©s universitaires sont, quant Ă  eux, organisĂ©s de façon individuelle.

Cette souplesse est importante. Cela dit, nous devons réfléchir à nos pratiques de réservation de transports aériens et terrestres, particulièrement sous l’angle de la sécurité, du soutien et de la valeur globale.

Au-delà du « tarif le plus bas »

Quand vient le temps de planifier un voyage, il est normal, voire obligatoire, de chercher l’offre la plus économique. Cependant, la solution la moins onéreuse n’est pas forcément la plus avantageuse.

Ainsi, les offres les moins coûteuses repérées en ligne comportent parfois certaines contraintes, notamment des conditions plus restrictives, des frais de modification ou l’exclusion de services comme le choix du siège ou les annulations.

En revanche, les réservations effectuées par l’entremise d’un programme de gestion de voyages comportent les avantages suivants :

  • l’obtention en temps rĂ©el des tarifs de plusieurs fournisseurs;
  • une proposition d’options tarifaires plus complète;
  • un accès Ă  des tarifs nĂ©gociĂ©s ou exclusifs qui ne sont pas offerts au grand public;
  • un accès systĂ©matique aux services de Crisis24, notamment des informations sur les risques avant le dĂ©part et des alertes en temps rĂ©el durant le voyage;
  • une assurance voyage automatique pour les rĂ©servations de groupe, pour une protection et un soutien accrus lors de dĂ©placements collectifs.

Dans un tel contexte, un tarif de départ un peu plus élevé peut se traduire par davantage de souplesse, moins de contraintes et un meilleur accompagnement.

Temps, efficacité et clarté

En réservant soi-même, on doit souvent consulter plusieurs plateformes, comparer les différentes options et gérer des réservations distinctes.

Selon les données du secteur des voyages, il n’est pas rare que les voyageurs et voyageuses consultent plus de 20 sites Web, le tout en de multiples séances, avant de faire une réservation.

Les programmes de gestion des voyages offrent une approche plus structurée :

  • une plateforme unique pour les rĂ©servations;
  • une gestion centralisĂ©e des profils voyageurs;
  • des processus uniformes et conformes aux politiques de l’UniversitĂ©.

Ces avantages peuvent réduire la charge administrative et améliorer l’efficacité globale.

Quand le voyage déraille : un exemple concret

Une situation vĂ©cue rĂ©cemment par un groupe de voyageurs et voyageuses de łÉČËVRĘÓƵ illustre clairement cette rĂ©alitĂ©.

Vingt-neuf personnes se sont rendues dans une région où un conflit armé inattendu s’est rapidement intensifié. La situation s’est détériorée rapidement, et une grande partie du groupe s’est retrouvée au même endroit, en pleine période d’instabilité.

Comme la majorité des déplacements avaient été réservés individuellement auprès de différentes compagnies aériennes, plateformes et agences, il n’y avait pas d’accès centralisé aux itinéraires.

Par conséquent :

La collecte et la validation des renseignements sur les voyageurs et voyageuses ont pris plus de 24 heures.

Comme il était difficile, au départ, de savoir exactement qui était concerné, où se trouvait chaque personne et quelles solutions pouvaient être envisagées, les changements de réservation n’ont pas pu être faits rapidement, ce qui a retardé la coordination des retours.

En revanche, pour les voyageurs qui avaient réservé par l’intermédiaire de la société de gestion de voyages :

  • on a eu accès aux itinĂ©raires en temps rĂ©el;
  • les agents et agentes de voyage ont pu offrir une assistance directe et efficace;
  • la coordination a pu dĂ©buter immĂ©diatement.

Les voyageuses et voyageurs ont tous été ramenés à bon port, sains et saufs. Comme cette expérience a permis de le constater, les réservations à la pièce peuvent entraîner des délais à des moments critiques, lorsque la rapidité d’action et la coordination sont essentielles, et l’adoption d’une démarche centralisée peut améliorer considérablement la rapidité d’intervention.

Un accompagnement qui va au-delà de la simple réservation

L’un des grands avantages du programme de gestion des voyages est le soutien offert à chaque étape du déplacement.

Lorsque vous effectuez vos réservations de façon individuelle :

  • vous devez parfois traiter avec plusieurs prestataires;
  • l’accompagnement peut ĂŞtre fragmentĂ© entre divers prestataires;
  • les dĂ©lais de rĂ©ponse peuvent fluctuer selon le contexte.

Lorsque vous effectuez vos réservations par l’intermédiaire d’une société de gestion de voyages :

  • vous avez accès Ă  des agentes et agents attitrĂ©s qui connaissent bien l’environnement mcgillois;
  • une assistance est offerte en tout temps;
  • les imprĂ©vus et les changements sont gĂ©rĂ©s efficacement grâce Ă  des procĂ©dures Ă©tablies.

Sécurité et devoir de diligence

Le programme de gestion des voyages permet Ă©galement Ă  l’UniversitĂ© łÉČËVRĘÓƵ de mieux soutenir sa communautĂ©.

La société de gestion de voyages offre :

  • des procĂ©dures d’urgence et des mĂ©canismes de soutien;
  • un meilleur accompagnement, en amont des problèmes;
  • une gestion des risques efficace.

Lorsque vous effectuez vos rĂ©servations de façon individuelle, łÉČËVRĘÓƵ peut voir sa capacitĂ© Ă  assurer son devoir de diligence considĂ©rablement diminuĂ©e, ce qui pourrait restreindre l’aide offerte et retarder votre retour.

Un juste équilibre

L’UniversitĂ© łÉČËVRĘÓƵ est consciente que les dĂ©placements liĂ©s aux Ă©tudes et Ă  la recherche exigent souvent une certaine souplesse, et c’est pourquoi il reste possible de faire ses rĂ©servations par ses propres moyens.

Cela dit, même si le recours à la société de gestion de voyages n’est pas obligatoire, il peut présenter plusieurs avantages :

  • un meilleur accompagnement;
  • une sĂ©curitĂ© renforcĂ©e;
  • une coordination amĂ©liorĂ©e;
  • une valeur ajoutĂ©e, qui dĂ©passe le simple coĂ»t du billet.

En conclusion

Le voyage ne se résume pas à un déplacement entre un point A et un point B : il nécessite de l’accompagnement, de la souplesse et une capacité d’adaptation face aux imprévus.

Il ressort des expériences récentes que, malgré la souplesse qu’offrent les réservations individuelles, une approche encadrée présente des avantages réels, particulièrement en cas d’imprévus.

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