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La plupart des transactions se déroulent sans problème dans le cadre des processus d’acquisition habituels de l’Université. Il arrive toutefois qu’une transaction exige un suivi ou un ajustement. Dans ces situations, agir rapidement et efficacement permet d’éviter des blocages inutiles. Suivez les conseils ci-dessous pour régler efficacement des situations courantes et assurer la continuité de vos activités. Ìý

Articles non reçus comme prévu Ìý

C’est rare, mais il arrive que des articles soient retardés ou égarés en cours de transport. Dès que la date de livraison prévue est dépassée, il est important d’agir rapidement pour maximiser les chances de résolution.Ìý

1. Vérifiez auprès de vos collègues

Il arrive que des livraisons soient réceptionnées par un bureau ou un laboratoire voisin. Un simple coup de fil à un collègue suffit souvent à régler la situation. Ìý

2. Communiquez avec le vendeur

ÌýSi la transaction a été faite sans l’aide directe d’un membre des Services de l’approvisionnement, communiquez avec le vendeur pour l’informer que vous n’avez pas reçu le colis.Ìý

3. Communiquez avec les Services de l’approvisionnement Ìý

Si le vendeur n’a pas réglé la situation dans un délai de cinq (5) jours ouvrables, veuillez soumettre une demande aux Services de l’approvisionnement. Nous communiquerons alors directement avec le fournisseur pour résoudre le problème. Ìý

Un suivi rapide est essentiel. Les fournisseurs sont généralement tenus de prendre des mesures dans les 30 jours suivant la date de livraison prévue. Un signalement tardif peut limiter les options permettant de régler le problème. Ìý

 4. Colis endommagé ou incomplet, ou commande non respectée Ìý

Effectuez une vérification sommaire dès la réception des biens. Vous pourrez ainsi signaler rapidement les problèmes.Ìý

5. Déballez sans tarder Ìý

Même si les biens ne seront pas utilisés immédiatement, déballez-les dès que possible pour vérifier que votre commande a été respectée et que tout est en bon état. Lorsque c’est possible, documentez le processus de déballage. Les documents justificatifs seront très utiles si un suivi est nécessaire. Ìý

6. Procédez à un test Ìý

Si vous devez brancher, mettre sous tension ou activer les appareils reçus pour vérifier leur bon fonctionnement, faites-le sans tarder. La plupart des fournisseurs acceptent les retours ou les demandes de remplacement dans un délai de 30 jours. Si vous tardez à faire les vérifications, vous risquez de ne pas pouvoir profiter de ces options. Ìý

7. Dommages visibles avant l’ouverture du colis

Si l’emballage présente des dommages importants et que vous pensez que le contenu a été endommagé, communiquez avec le fournisseur avant d’ouvrir le colis. Les fournisseurs ont très souvent des protocoles bien établis pour le traitement des colis présentant des dommages externes visibles. Ìý

Si la quantité reçue dépasse la quantité commandée ou payée, vous devez en informer rapidement le fournisseur. Celui-ci doit pouvoir récupérer les biens envoyés par erreur. Ìý

 8. Services à modifier Ìý

Dans certains cas, il faut faire un suivi pour des services contractuels. Pour les ententes de services, une structure claire et une communication régulière sont particulièrement importantes. Ìý

9. Définissez des livrables clairs Ìý

Les ententes de services doivent préciser chaque livrable, ainsi que les échéanciers correspondants. Ìý

10. Mettez en place des jalons

 Chaque livrable doit servir de jalon : une fois le livrable jugé satisfaisant, le paiement peut être effectué et le travail sur le livrable suivant peut commencer.Ìý

11. Fournissez une rétroaction continue 

ÌýFournissez une rétroaction régulière pour aider le fournisseur à respecter les attentes. Donnez cette rétroaction tout au long du contrat; n’attendez pas à la fin d’une période de livrable ou à la fin de l’entente. Ìý

12. Indiquez clairement les modalités de résiliation Ìý

Les ententes doivent définir clairement les conditions permettant à l’une ou l’autre des parties de mettre fin au contrat. Idéalement, le contrat devrait pouvoir être résilié lorsqu’un livrable ne respecte pas les exigences contractuelles. Ìý

Points importants Ìý

Chaque situation est unique, mais certains principes s’appliquent à tous les typesÌýd’acquisitions : Ìý

• Agissez rapidement : ainsi, vous optimiserez les résultats. Ìý

• Consultez l’entente ou la demande d’achatÌýpour vous assurer que les demandes respectent la portée du contrat. Ìý

• En cas de doute, communiquez avec Ìýpour obtenir des conseils et du soutien. Ìý

Les Services de l’approvisionnement vous accompagnent dans votre gestion d’un processus d’acquisition efficace. Ìý

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