³ÉÈËVRÊÓƵ

A message from Principal and Vice-Chancellor Deep Saini

Dear members of the ³ÉÈËVRÊÓƵ community,

The Chair of ³ÉÈËVRÊÓƵ’s Board of Governors, Maryse Bertrand, and I have received the final report of the Internal Audit investigation into events that led to the asbestos-related closure of buildings on Macdonald Campus last winter. The Internal Audit team’s exhaustive efforts over the spring and summer culminated in a detailed final report. It contains 25 recommendations to improve policies and protocols for the management of asbestos and the oversight of construction projects in buildings with asbestos.

While these recommendations emerged from the investigation at Macdonald Campus, they have implications for University-wide policies and processes.

I take the findings of the report very seriously and have accepted all its recommendations. I have also charged Christopher Manfredi, Provost and Vice-Principal (Academic), with the responsibility of determining the University’s response to the report, with an emphasis on rapid and effective action. You will find a message from the Provost below, which outlines the steps being taken.

Our community’s safety will always be a top priority for us, and we will act decisively to protect it. I am reassured by the fact that air testing in the affected buildings at Macdonald Campus – before, after and during their closures – has always yielded results within provincial safety standards.

The Macdonald Campus community – my academic home, as a professor in the Department of Plant Science – has had to endure a great deal of frustration in recent months. The major construction work there is intended to create a better physical environment for learning, research and work – and I want to assure you that we will get there. But at the same time, I know that the promise of a better future does little to ease the frustration caused by past and present disruptions.

I am grateful for the patience you have shown us so far, and I ask that you place your trust, as I have, in the positive impact that this report will have, and in Provost Manfredi’s leadership in overseeing the implementation of its recommendations.

Sincerely,

Deep Saini
Principal and Vice-Chancellor

A message from Provost and Vice-Principal (Academic) Christopher Manfredi

In response to the mandate Principal Saini has given me to determine the University’s response to the findings in the Macdonald Campus Asbestos Report submitted by Internal Audit, I have appointed a Special Task Force to ensure the complete and timely implementation of the report’s 25 recommendations (see below for its composition).

As stated in the report, no single oversight or process problem led to the situation that caused the building closures at Macdonald Campus. The Task Force has already created an initial action plan, starting its work with earlier drafts of the report. The action plan is focused on improving processes, ensuring proper allocation of capacity for oversight and monitoring, ensuring that the size of our project portfolio remains manageable and building a stronger safety-first culture across the University. We are absolutely committed to ensuring this happens.

Working closely with colleagues in Facilities Management and Ancillary Services, the Task Force expects to address all recommendations within 12 months, with many to be completed within three to six months. The Task Force will provide regular updates to the University community on the steps undertaken and progress achieved.

Progress is already being made. The Task Force has reviewed all current construction projects at the University that may potentially involve asbestos to ensure that specific areas of concern highlighted in the investigation report are addressed. A review of all ongoing construction projects has confirmed that safety precautions to tackle issues similar to the ones outlined in the investigation report are satisfactory. ³ÉÈËVRÊÓƵ staff such as tradespeople or technicians are being told to pause any work involving materials that may contain asbestos if they do not know whether asbestos is present. An appropriate level of project management oversight has been confirmed.

This Task Force includes:

• Anne-Marie Huynh, Director, Master Plan Logistics, Office of the Vice-Principal (Administration and Finance)
• Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning); and
• Laura Nilson, Associate Dean (Graduate Education) in the Faculty of Science.

On behalf of the ³ÉÈËVRÊÓƵ community, I sincerely thank them for taking on this vital work.

We are absolutely committed to improving our policies and processes, keeping our community safe, and providing you with the assurance you deserve about the buildings where we all study, work and learn together.

Learn more

I invite you to learn more about the events leading up to the investigation, the report and the Task Force’s action plan on a dedicated website.

Two town halls for ³ÉÈËVRÊÓƵ community members will take place on Friday, September 22 – one in person on the Macdonald Campus, and one online. At the town halls:

• Internal Audit will present the investigation’s findings.
• The Task Force will review the action plan to strengthen the University’s policies and processes.
• An independent asbestos expert will be on hand to talk about the health risks related to asbestos exposure.
• You will be invited to ask questions at a Q&A period.

I encourage you to register for one of these events.

In closing, I want to reiterate the gratitude Principal Saini has expressed toward the Macdonald Campus community, for its ongoing patience and cooperation as we work to resolve these issues. I hope that this message fully conveys the seriousness with which the University is taking this matter, and our commitment to learning from these lessons to deliver a better campus experience for everyone at ³ÉÈËVRÊÓƵ.

Sincerely,

Christopher Manfredi
Provost and Vice-Principal (Academic)

Vous trouverez ci-dessous le message du principal et vice-chancelier Deep Saini, suivi du message du vice-principal exécutif et vice-principal aux études Christopher Manfredi.

Message du principal et vice-chancelier Deep Saini

Chers membres de la communauté mcgilloise,

La présidente du Conseil des gouverneurs de l’Université ³ÉÈËVRÊÓƵ, Maryse Bertrand, et moi-même avons reçu le rapport d’examen définitif du Service d’audit interne, qui s’est penché sur les événements ayant mené à la fermeture de pavillons au campus Macdonald l’hiver dernier. L’équipe du Service d’audit interne n’a ménagé aucun effort au cours du printemps et de l’été afin de produire un rapport détaillé contenant 25 recommandations. Ces dernières ont pour objectif d’améliorer les politiques et protocoles actuels en matière de gestion de l’amiante et de surveillance des travaux de construction réalisés en présence d’amiante.

Bien que ces recommandations découlent de l’examen mené au campus Macdonald, elles s’appliquent aussi à l’ensemble des politiques et processus en vigueur à l’Université ³ÉÈËVRÊÓƵ.

Je prends les conclusions de ce rapport très au sérieux et j’ai donné mon aval à toutes les recommandations proposées. J’ai aussi confié à Christopher Manfredi, vice-principal exécutif et vice-principal aux études, la responsabilité d’élaborer un plan d’intervention découlant de ce rapport, qui devra être déployé avec rapidité et efficacité. Vous trouverez le détail des mesures entreprises dans son message ci-dessous.

La sécurité de notre communauté est pour nous une priorité absolue et nous sommes fermement résolus à la préserver. Je suis rassuré par le fait que les résultats des analyses de la qualité de l’air réalisées dans les immeubles du campus Macdonald ont toujours été conformes aux normes de sécurité provinciales, et ce, avant, pendant et après leur fermeture.

Au cours des derniers mois, la communauté du campus Macdonald – mon propre port d’attache, en tant que professeur en sciences végétales – a subi nombre de frustrations. Les travaux effectués sur ce campus ont pour principal objectif de rendre l’environnement plus propice à l’apprentissage, à la recherche et au travail. Bien que cet objectif demeure inchangé, je suis conscient que la promesse d’un avenir meilleur ne contribue guère à apaiser la frustration causée par les perturbations antérieures et actuelles.

Je vous remercie pour la patience dont vous avez fait preuve jusqu’à maintenant. Je vous invite à avoir confiance, tout comme moi, en ce rapport – pour les possibilités d’amélioration qu’il nous offre – de même qu’en la personne du vice-principal exécutif Christopher Manfredi, qui veillera à la mise en œuvre des recommandations qui en découlent.

Cordiales salutations,

Deep Saini
Principal et vice-chancelier

Message du vice-principal exécutif et vice-principal aux études Christopher Manfredi

À la parution du rapport d’enquête du Service d’audit interne sur la gestion de l’amiante au campus Macdonald, le principal Deep Saini m’a confié un mandat important : celui d’élaborer les mesures que prendra l’Université à la lumière des conclusions de ce rapport. J’ai donc mis sur pied un Groupe de travail spécial qui veillera à la mise en œuvre rapide des 25 recommandations émises par le Service d’audit interne (vous trouverez plus bas la liste des membres du Groupe de travail).

Comme le souligne le rapport, les événements ayant mené à la fermeture de pavillons au campus Macdonald résultent d’un amalgame de problèmes ayant trait à la surveillance et aux processus, plutôt que d’une source unique. Un plan d’action initial a déjà été élaboré par le Groupe de travail, qui planche sur de possibles solutions depuis la sortie des premières versions du rapport. Ce plan d’action a pour objectif d’améliorer les processus, d’assurer l’attribution de ressources adéquates aux tâches de supervision et de surveillance, de veiller à ce que la taille de notre portefeuille de projets demeure raisonnable et de bonifier la culture de la sécurité à l’échelle de l’Université. Je vous assure que nous faisons tout en notre pouvoir pour concrétiser ce plan.

Les membres du Groupe de travail prévoient mettre en œuvre l’ensemble des recommandations dans un délai d’un an, avec l’aide de leurs collègues de la Gestion des installations et services auxiliaires. Plusieurs de ces mesures devraient même être en vigueur d’ici trois à six mois. Le Groupe de travail informera régulièrement la communauté universitaire des mesures entreprises et des progrès accomplis.

Le plan d’action est déjà bien entamé. En effet, le Groupe de travail a examiné l’ensemble des projets de construction en cours à l’Université afin de s’assurer que les problèmes soulevés dans le rapport ont bel et bien été résolus sur tous les chantiers où la présence d’amiante est soupçonnée. Cet examen a confirmé que les mesures de sécurité appliquées sur ces chantiers sont satisfaisantes. Le personnel de l’Université, qui comprend notamment les gens de métier spécialisés et les technicien(ne)s, est invité à interrompre toute tâche impliquant des matériaux susceptibles de contenir de l’amiante s’ils ne savent pas s’il y a, ou pas, présence d’amiante. De plus, un niveau de surveillance approprié de la gestion des travaux a été confirmé.

Le Groupe de travail est constitué des personnes suivantes :

• Anne-Marie Huynh, directrice de la logistique du Plan directeur, Bureau du vice-principal (Administration et finances);
• Fabrice Labeau, premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie étudiante);
• Laura Nilson, vice-doyenne aux cycles supérieurs à la Faculté des sciences.

Au nom de la communauté mcgilloise, je les remercie sincèrement d’accomplir cette importante mission.

Nous mettons tout en œuvre pour améliorer nos politiques et processus, assurer la sécurité de notre communauté et lui fournir toute l’assurance nécessaire au sujet des immeubles où nous étudions, travaillons et apprenons tous ensemble.

Complément d’information

Je vous invite à consulter le site Web pour obtenir un complément d’information sur les événements ayant mené à l’examen, sur le rapport et sur le plan d’action élaboré par le Groupe de travail.

Deux assemblées générales pour les membres de la communauté mcgilloise auront lieu le vendredi 22 septembre prochain – une en personne au campus Macdonald et une en mode virtuel. Lors de ces assemblées générales :

• le Service d’audit interne présentera les conclusions de son examen;
• le Groupe de travail expliquera son plan d’action visant à renforcer les politiques et les processus de l’Université;
• un expert indépendant sera sur place pour discuter des risques pour la santé en cas d’exposition à l’amiante;
• une période de questions à laquelle vous pourrez participer clôturera chaque événement.

Je vous invite à vous inscrire à l’une de ces deux assemblées.

En terminant, j’aimerais à mon tour remercier la communauté du campus Macdonald pour la patience et la coopération dont elle fait preuve alors que nous travaillons à résoudre les problèmes qui l’affligent. J’espère que ce message montre à quel point nous prenons cette situation au sérieux et qu’il témoigne de notre volonté à tirer des leçons de cette expérience, afin de rendre la vie sur nos campus des plus agréables.

Cordialement,

Christopher Manfredi
Vice-principal exécutif et vice-principal aux études

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