³ÉÈËVRÊÓƵ

This message is sent on behalf of Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning), on behalf of the Emergency Operations Centre.

Le présent message est envoyé au nom de Fabrice Labeau, premier vice-principal exécutif adjoint (études et vie é³Ù³Ü»å¾±²¹²Ô³Ùe), au nom du Centre des opérations d’urgence (COU).

La version française suit.

Dear members of the ³ÉÈËVRÊÓƵ community,

Now that we are officially into the swing of the new semester, I want to wish everyone a smooth and successful back to work, school, teaching, and research.

I have just two updates to share this week:

1. Clarifications on the process for safe passage letters
2. FAQs on the S/U option

1) Clarification on the process for safe passage letters

As mentioned in the January 7 COVID-19 Update, individuals who are required by their instructor or supervisor to be on-campus during Quebec’s curfew hours will receive a letter of safe passage from their Faculty or Department prior to their activity. This letter can be provided to law enforcement as proof that the outing is necessary.

It’s important to note that these letters will only be issued for ³ÉÈËVRÊÓƵ activities; if ³ÉÈËVRÊÓƵ members are undertaking activities on behalf of another organization, that entity is responsible for issuing a safe passage letter.

If you require a safe passage letter for a necessary on-campus activity that occurs during curfew hours and have not yet received one, please reach out to your instructor or supervisor, indicating the activity for which you require the letter. Supervisors and instructors who receive requests for safe passage letters should follow up with their Dean, Chair or Department Head to access the letter protocol and template.

I also wanted to share a few important notes on the use of safe passage letters depending on your role at ³ÉÈËVRÊÓƵ:

• All individuals with a safe passage letter must carry their ³ÉÈËVRÊÓƵ ID (if they have one), as well as their safe passage letter, when travelling to and from any ³ÉÈËVRÊÓƵ activity outside of curfew hours. All individuals are also responsible for being able to produce the letter upon request from law enforcement, and for explaining the circumstances of their travel. Letter recipients should print a paper copy of the letter to keep on their person and maintain a backup on a smartphone if possible.
  • Don’t have a ³ÉÈËVRÊÓƵ ID and need to be on campus for a necessary purpose? Find out how to get one for students and for staff and Faculty.
• Students attending a course during curfew hours must also print and carry a copy of their class schedule along with the safe passage letter and their ³ÉÈËVRÊÓƵ ID card.
• Casual employees without a ³ÉÈËVRÊÓƵ ID should also print out and carry their confirmation of employment letter (available in Workday) or a recent pay stub.
• Authorized visitors must receive a safe passage letter from their ³ÉÈËVRÊÓƵ sponsor if one is not already provided by their employer.

2) FAQs on the Additional S/U

If you have questions about the Additional S/U for Fall 2020 and Winter 2021, check out the new FAQ which has been added to the Adjusted Academic Measures page.

Sincerely,

Fabrice Labeau
Deputy Provost, Student Life and Learning

Chers membres de la communauté mcgilloise,

Ça y est, la nouvelle session a débuté. Je vous souhaite une bonne reprise du travail, des cours, de l’enseignement et de la recherche. Puisse-t-elle se dérouler en douceur.

Cette semaine, je n’ai que deux renseignements à vous communiquer, soit :

3. des clarifications au sujet de la délivrance des lettres d’autorisation spéciale; et
4. la création d’une Foire aux questions concernant l’option de notation « satisfait/insatisfait ».

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1) Clarifications au sujet de la délivrance des lettres d’autorisation spéciale

Comme je l’ai indiqué dans mon message du 7 janvier, les personnes qui, sur demande de leur enseignant ou de leur superviseur, doivent se trouver sur le campus pendant la période du couvre-feu recevront une lettre d’autorisation spéciale de leur faculté ou département avant l’activité en question. Cette lettre pourra être présentée aux forces de l’ordre pour justifier la nécessité d’une sortie.

Toutefois, ces lettres ne peuvent être délivrées que pour les activités de l’Université ³ÉÈËVRÊÓƵ. Lorsque vous entreprenez des activités pour le compte d’une autre organisation, c’est à cette dernière qu’il incombe de vous en délivrer une.

Si vous avez besoin d’une lettre d’autorisation spéciale pour prendre part à une activité qui nécessite votre présence sur le campus pendant la période du couvre-feu, et que celle-ci ne vous a toujours pas été délivrée, communiquez avec votre enseignant ou votre superviseur et indiquez-lui l’activité pour laquelle vous en avez besoin. Lorsqu’ils reçoivent une telle demande, les enseignants et les superviseurs doivent communiquer avec leur doyen, leur directeur ou leur chef de département pour obtenir les consignes de délivrance des lettres d’autorisation spéciale ainsi qu’un modèle de lettre.

Je souhaite également porter à votre attention quelques points importants concernant l’utilisation des lettres d’autorisation spéciale en fonction du statut que vous avez à ³ÉÈËVRÊÓƵ :

• Toute personne ayant reçu une lettre d’autorisation spéciale doit avoir sur elle sa carte d’identité de ³ÉÈËVRÊÓƵ (lorsqu’elle en a une) et sa lettre d’autorisation spéciale lors de ses déplacements à destination ou en provenance d’une activité pour le compte de l’Université en dehors de la période du couvre-feu. Elle doit être en mesure de présenter la lettre lors d’un contrôle des forces de l’ordre et de justifier les raisons de son déplacement. Pour ce faire, elle doit imprimer une copie papier de la lettre – qu’elle gardera sur elle – et en conserver un exemplaire sur son téléphone intelligent lorsque cela est possible.
  • Vous êtes é³Ù³Ü»å¾±²¹²Ô³Ù, employé ou enseignant, et devez vous rendre sur l’un des campus pour vous acquitter de fonctions indispensables, mais vous n’avez pas de carte d’identité de ³ÉÈËVRÊÓƵ? Consultez la marche à suivre pour en obtenir une (é³Ù³Ü»å¾±²¹²Ô³Ù, personnel).
• Les é³Ù³Ü»å¾±²¹²Ô³Ùs assistant à un cours en présentiel pendant la période de couvre-feu doivent également imprimer une copie de leur horaire de cours et la garder sur eux, au même titre que la lettre d’autorisation spéciale et leur carte d’identité de ³ÉÈËVRÊÓƵ.
• Les employés occasionnels n’ayant pas de carte d’identité de ³ÉÈËVRÊÓƵ doivent également imprimer et garder sur eux leur lettre de confirmation d’emploi (accessible dans Workday) ou un bulletin de paie récent.
• Les visiteurs autorisés doivent recevoir une lettre d’autorisation spéciale de leur répondant à ³ÉÈËVRÊÓƵ si leur employeur ne leur en a pas déjà fourni une.

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2) Foire aux questions concernant la nouvelle option de notation « satisfait/insatisfait »

Nous avons créé une Foire aux questions concernant la nouvelle option de notation « satisfait/insatisfait » offerte pour les sessions d’automne 2020 et d’hiver 2021. Pour la consulter, rendez-vous sur la page des mesures académiques révisées.

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Cordiales salutations,

Fabrice Labeau
Premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie é³Ù³Ü»å¾±²¹²Ô³Ùe)