³ÉÈËVRÊÓƵ

Réponse du Groupe de travail 

Le Bureau de gestion de projets de l’Université ³ÉÈËVRÊÓƵ a collaboré avec le Groupe de travail pour dresser la liste de tous les projets de construction en cours susceptibles de comporter des travaux en présence d’amiante. On a examiné chaque projet afin de cerner précisément les motifs de préoccupation, tels que le partage d’espaces par les travailleurs de la construction et les occupants des immeubles de l’Université ³ÉÈËVRÊÓƵ, mis en lumière dans le rapport du Service d’audit interne.  

Un examen de l’ensemble des projets de construction en cours a confirmé que les précautions prises en réponse à certaines problématiques similaires à celles décrites dans le rapport de l'enquête de la gestion de l’amiante sont satisfaisantes. Le personnel de l’Université, qui comprend notamment les des gens de métier spécialisés et les technicien(ne)s, est invité à interrompre toute tâche impliquant des matériaux susceptibles de contenir de l’amiante s’ils ne savent pas s’il y a, ou pas, présence d’amiante.

Réponse du Groupe de travail

Les occupants des immeubles contenant de l’amiante doivent savoir dans quelles circonstances (par exemple apparition récente de poussière ou présence de matériaux de construction endommagés) manifester leur préoccupation et comment le faire.  La réponse doit être rapide et les problèmes doivent être résolus dans les plus brefs délais.

Mesures à prendre : 

• Le Groupe de travail collaborera avec l’unité Gestion des installations et services auxiliaires et l’unité Santé, sécurité et environnement afin d’établir des processus clairs en matière de divulgation, de communication et de recours hiérarchique.  
• Ces procédures seront dûment consignées et publiées sur le site Web de l’unité Santé, sécurité et environnement.
• L’unité Santé, sécurité et environnement devra faire plus de formation et de sensibilisation afin que tous les membres de la communauté universitaire connaissent les processus qui les concernent. 

Réponse du Groupe de travail à la recommandation AES-01 

Le déménagement de l’enceinte de biosécurité soulève des préoccupations importantes quant au degré de connaissance, de compréhension et de respect des protocoles de sécurité par les membres de la communauté.  

Mesures à prendre : 

Le Groupe de travail collaborera avec les doyens, le Bureau de gestion de projets et le Comité de la santé et sécurité universitaire à la mise en place des mesures suivantes :  

• passer en revue les protocoles de sécurité avec les occupants des immeubles au début de tout projet de construction; 
• former les enquêteurs principaux sur les protocoles de sécurité et actualiser régulièrement cette formation;  
• lancer une campagne de sensibilisation à l’échelle de l’Université, notamment sur le cadre de responsabilité de l’Université en matière de sécurité (la filière de responsabilité interne); 
• habiliter les superviseur(e)s des volets académiques et administratifs à appliquer des mesures disciplinaires en cas de non-respect flagrant des protocoles de sécurité. 

Réponse du Groupe de travail aux recommandations PMO-01, PMO-02 et PMO-03 

Par ces recommandations, on préconise une surveillance plus étroite de plusieurs sphères d’activité des entrepreneurs généraux.  

Mesures à prendre : 

• Le Groupe de travail examinera, avec le Bureau de gestion de projets, le Service des approvisionnements et le Service juridique, comment resserrer les obligations contractuelles des entrepreneurs généraux (y compris l’obligation de partager tout rapport de la CNESST avec l’Université ³ÉÈËVRÊÓƵ). 
• Le Groupe de travail collaborera également avec le Bureau de gestion de projets pour revoir les méthodes de supervision des entrepreneurs généraux qu’appliquent les chefs de projets, afin d’assurer le respect des obligations contractuelles du début à la fin du projet. 

Réponse du Groupe de travail aux recommandations PMO-05, PMO-06 et PMO-07 

Plusieurs des questions logistiques sont des choix faits au moment de la conception et de l'élaboration du projet, généralement dans le but de minimiser les perturbations des activités académiques. 

Mesures à prendre :  

• Le Groupe de travail rédigera, en collaboration avec le Bureau de gestion de projets, des principes à suivre lors de futurs projets afin de réduire les risques au minimum à l’étape de la conception et du développement.  
• La haute direction devra approuver ces principes afin :  
  • qu’ils s’alignent avec la mission de l’Université; et  
  • que les hauts dirigeants universitaires puissent appuyer les décisions qu’imposent les principes de sécurité, malgré les éventuelles répercussions négatives sur les activités académiques. 

Réponse du Groupe de travail aux recommandations PMO-04, PMO-08, PMO-09 et PMO-10 

En raison de l’augmentation de sa charge de travail, il est possible que le gestionnaire de projet externe ait eu du mal à superviser comme il se doit les travaux de construction dans le Pavillon Raymond. Le Bureau de gestion de projets doit s’assurer que l’étendue du mandat du gestionnaire de projet externe est appropriée.  

Mesures à prendre : 

• Le Groupe de travail collaborera avec le Bureau de gestion de projets pour comprendre les enjeux liés à la charge de travail accrue et potentiellement excessive des gestionnaires de projets internes et externes, les réalités du recrutement dans le domaine de la gestion de projets et les exigences que l’ensemble des projets en cours imposent au Bureau de gestion de projets.  
• L’Université ³ÉÈËVRÊÓƵ veillera à ce qu’il y ait adéquation entre les ressources du Bureau de gestion de projets (gestionnaires de projets internes et externes) et les exigences des projets de construction. 

Réponse du Groupe de travail aux recommandations PMO-11 et PMO-12 

Les pratiques actuelles de gestion du risque de l’Université pour les projets de rénovation ne sont peut-être pas adaptées à la complexité des projets de grande envergure impliquant la présence d’amiante.  

Mesure à prendre :  

• De concert avec le Bureau de gestion de projets, l’unité Gestion des risques et assurances et le Service juridique, le Groupe de travail examinera les cadres actuels d’évaluation des risques, comparera les façons de faire de l’Université à celles d’autres universités et organisations homologues, et proposera d’éventuels changements à nos modalités de gestion des risques et des éventualités. 

Réponse du Groupe de travail à la recommandation PMO-13 

Les consultants en hygiène du travail jouent un rôle de surveillance clé en veillant à la sécurité de nos projets de construction. Un mandat de surveillance élargi aurait pu permettre, dans le cas du projet de construction du Pavillon Raymond, de donner l’alerte plus tôt. 

Mesure à prendre : 

• Le Groupe de travail collaborera principalement avec le Bureau de gestion de projets et l’unité Santé, sécurité et environnement pour revoir les mandats des consultants en hygiène du travail dans tous nos projets et les élargir au besoin, en fonction du niveau de risque de chaque projet. 

Réponse du Groupe de travail à la recommandation EHS-01 

Le rapport d’examen révèle que le mandat et l’autorité de l’unité Santé, sécurité et environnement pourraient ne pas permettre à ses spécialistes de la santé et de la sécurité d’exercer le niveau de contrôle approprié sur les projets, quelle qu’en soit la nature. Les décisions de l’unité Santé, sécurité et environnement peuvent également ne pas être respectées. 

Mesures à prendre : 

• Le Groupe de travail examinera l’autorité et le mandat de l’unité Santé, sécurité et environnement afin de renforcer son rôle et son autorité. 
• Le Groupe de travail recommandera la mise en place de structures afin que le non-respect des directives de l’unité Santé, sécurité et environnement entraîne des conséquences, par exemple se reflète dans l’évaluation de rendement ou fasse l’objet de mesures disciplinaires. 
• Le Groupe de travail travaillera en étroite collaboration avec l’unité Santé, sécurité et environnement, la Direction de la protection et de la prévention ainsi qu’avec le vice-principal (Administration et finances) et le Secrétariat afin d’assurer la mise en place et l’application de mécanismes de gouvernance adéquats. 

Réponse du Groupe de travail aux recommandations EHS-02, EHS-03 et EHS-04 

Dans le rapport d’examen, on souligne que le programme de gestion de l’amiante de l’Université ³ÉÈËVRÊÓƵ n’est pas limpide et que les politiques relatives à l’amiante publiées dans notre site Web ne correspondent pas en tous points aux pratiques actuelles. Le processus doit être transparent et connu par les membres de la communauté de l’Université ³ÉÈËVRÊÓƵ. 

Par ailleurs, l’unité Santé, sécurité et environnement est aux prises avec des difficultés de recrutement depuis quelques mois. L’Université doit déployer tous les efforts nécessaires pour assurer l’atteinte des objectifs de recrutement.  

Mesures à prendre : 

• Le Groupe de travail collaborera avec l’unité Santé, sécurité et environnement pour s’assurer que les politiques et les pratiques sont alignées et que tous les membres de la communauté connaissent la politique la plus récente. 
• En collaboration avec l’unité Santé, sécurité et environnement, le Groupe de travail élaborera un plan exhaustif de surveillance de la conformité afin d’assurer le respect de la politique, la transmission de l’information et le suivi approprié de toute infraction. Ce travail pourrait nécessiter un apport additionnel de ressources dans l’unité Santé, sécurité et environnement (voir la recommandation ci-dessous). 
• Le Groupe de travail collaborera étroitement avec l’unité Santé, sécurité et environnement, la Direction de la protection et de la prévention ainsi que le vice-principalat (Administration et finances) afin que l’unité Santé, sécurité et environnement dispose d’effectifs suffisants pour mener à bien sa mission et son mandat (potentiellement élargis). 

Réponse du Groupe de travail aux recommandations EHS-05 et EHS-06 

Dans le rapport, on souligne que les membres de la communauté ne connaissent pas toujours les protocoles de sécurité. La culture de l’Université ³ÉÈËVRÊÓƵ en matière de santé et de sécurité présente des lacunes, malgré les nombreux efforts déployés par le passé pour améliorer la situation. En outre, les besoins de formation en santé et en sécurité ne sont pas les mêmes pour tous les membres de la communauté universitaire. Ces besoins dépendent à la fois de leurs fonctions (par exemple enquêteur principal) ainsi que du contexte (par exemple début d’un projet de construction dans leur immeuble). 

Mesure à prendre :  

• Le Groupe de travail élaborera, de concert avec l’unité Santé, sécurité et environnement ainsi que l’équipe des communications centrales et celle de l’unité Gestion des installations et services auxiliaires, des programmes annuels de formation et de sensibilisation, qui mettront en lumière les principales attributions et situations des membres de la communauté universitaire. 

Réponse du Groupe de travail aux recommandations EOC-01, EOC-02 et EOC-03 

Le rapport fait état de problèmes survenus pendant la mobilisation du COU, à l’hiver 2023, en raison de la situation au campus Macdonald. Le COU a examiné certains de ces problèmes (par exemple la planification des communications, les mécanismes d’intégration des experts en la matière) au cours de sa séance de rétroaction.  

Mesures à prendre :  

En collaboration avec le Bureau de la gestion des urgences, le Groupe de travail veillera à ce que : 

• les attributions des membres du COU soient claires et connues de tous et toutes; 
• les critères de mobilisation des groupes de l’Université appelés à intervenir en cas d’urgence soient révisés; 
• des principes et des lignes directrices soient mis en place pour assurer l’efficacité des communications du COU.