1. Introduction
En vertu des Statuts, un comité consultatif doit être créé lors de l’examen de la nomination ou de la reconduction du mandat des personnes suivantes :
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Le recteur ou la rectrice
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Le ou la provost, le ou la vice-provost et les vice-recteurs et vice-rectrices
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Les doyennes et les doyens
2. Composition des comités consultatifs
Nomination du recteur ou de la rectrice
Le Conseil des gouverneurs est responsable de la nomination et de la reconduction du mandat du recteur ou de la rectrice. Avant de procéder à cette nomination, le Conseil doit consulter un comité consultatif formé des personnes suivantes :
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le (la) président(e) du Conseil des gouverneurs (ou un autre membre désigné par le Conseil des gouverneurs), qui présidera le comité consultatif;
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le (la) chancelier(-lière);
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deux membres nommés par le Conseil des gouverneurs;
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deux membres nommés par le ³§Ã©²Ô²¹³Ù;
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un membre nommé par l’Association étudiante de l’Université ³ÉÈËVRÊÓƵ;
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un membre nommé par l’Association étudiante des cycles supérieurs;
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deux membres nommés par le Conseil de l’Association des professeur(e)s et bibliothécaires de l’Université ³ÉÈËVRÊÓƵ;
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deux membres nommés par le conseil d’administration de l’Association des diplômées et diplômés de l’Université ³ÉÈËVRÊÓƵ;
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deux membres élus par le personnel administratif et de soutien.
[Source : Statuts, sous-alinéa 1.3.4.1]
Nomination d’autres membres de la haute direction
Le (La) recteur(-trice) a la responsabilité de recommander au Conseil des gouverneurs la nomination ou la reconduction du mandat du (de la) provost, du (de la) vice-provost, des vice-recteurs(-trices) et des doyen(ne)s. Il doit au préalable consulter les comités consultatifs constitués conformément aux Statuts.
Pour la nomination du (de la) provost, du (de la) vice-provost et des vice-recteurs(-trices), le comité consultatif est composé des personnes suivantes :
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quatre représentant(e)s du Conseil des gouverneurs;
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quatre représentant(e)s du ³§Ã©²Ô²¹³Ù;
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deux étudiant(e)s.
[Source : Statuts, alinéa 3.4.1]
Pour la nomination du (de la) doyen(ne) d’une grande faculté, le comité consultatif est composé des personnes suivantes :
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quatre membres nommés par la faculté en question;
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quatre membres ne faisant pas nécessairement partie de la faculté en question ni du ³§Ã©²Ô²¹³Ù, nommés par le ³§Ã©²Ô²¹³Ù;
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deux membres nommés par le Conseil des gouverneurs;
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trois étudiant(e)s.
Est considérée comme grande faculté toute faculté comptant au moins cinquante membres du corps enseignant à temps plein, à l’exclusion des personnes qui enseignent aussi dans d’autres facultés.
Pour la nomination du (de la) doyen(ne) aux études supérieures et postdoctorales, le comité consultatif est composé des personnes suivantes :
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huit membres du corps enseignant des facultés offrant des programmes de cycles supérieurs, nommés par le ³§Ã©²Ô²¹³Ù;
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deux membres nommés par le Conseil des gouverneurs;
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trois étudiant(e)s.
[Source : Statuts, alinéa 3.4.2]
Pour la nomination du (de la) doyen(ne) d’une petite faculté, le comité consultatif est composé des personnes suivantes :
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deux membres nommés par la faculté en question;
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deux membres ne faisant pas nécessairement partie de la faculté en question ni du ³§Ã©²Ô²¹³Ù, nommés par le ³§Ã©²Ô²¹³Ù;
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un membre nommé par le Conseil des gouverneurs;
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deux étudiant(e)s.
[Source : Statuts, alinéa 3.4.2]
3. Procédures
Si les procédures adoptées par les comités consultatifs ne sont définies ni dans les Statuts ni dans les règlements de l’Université, certaines pratiques se sont néanmoins développées au fil du temps. En règle générale, un comité consultatif est constitué environ un an avant la fin du mandat de la personne titulaire. Le recteur ou la rectrice préside généralement les comités consultatifs pour la nomination ou la reconduction du mandat du (de la) provost, du (de la) vice-provost et des vice-recteurs(-trices). Le (La) provost préside généralement les comités consultatifs pour la nomination ou la reconduction du mandat des doyennes et des doyens.
Lorsque des membres du Conseil des gouverneurs sont nommés pour siéger à un comité consultatif, le Comité de nomination, de gouvernance et d’éthique du Conseil propose des noms de membres et de substituts. Le nombre de substituts approuvés par le Conseil des gouverneurs, sur recommandation du Comité de nomination, est généralement égal à la moitié du nombre de membres requis pour le comité consultatif. Les substituts peuvent être appelés à remplacer définitivement un membre si celui-ci n’est pas en mesure de siéger. Toutefois, un membre ne sera pas remplacé au sein d’un comité consultatif si le comité a déjà entamé des discussions de fond liées à son mandat. Les membres substituts n’assistent aux réunions du comité consultatif que s’ils ont été appelés à remplacer définitivement un membre.
Les membres doivent assister à la grande majorité des réunions du comité consultatif afin de pouvoir participer activement aux discussions et aux décisions. Toutefois, les membres peuvent participer par conférence téléphonique s’ils ne sont pas en mesure d’assister à la réunion en personne. Les délibérations et recommandations des comités consultatifs sont strictement confidentielles.
Généralement, lors de la première réunion du comité consultatif, les procédures à suivre sont discutées. Le comité décide aussi s’il embauchera des consultants qui l’aideront à réaliser sa tâche, et il détermine si le titulaire du poste sera considéré comme un candidat. D’autres sujets peuvent être abordés lors de la première réunion :
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annonce du poste;
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nécessité d’une nouvelle description de poste;
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mandat confié au comité par le recteur ou la rectrice (par exemple, la nomination ou la reconduction donnera-t-elle lieu à un examen de la faculté ou de l’unité?);
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la possible sollicitation de l’avis de la communauté mcgilloise sur la nomination, auquel cas les personnes (à l’interne ou à l’externe) qui seront invitées à se présenter devant le comité pour lui faire part de leur point de vue sur les questions dont il est saisi.
Au cours des réunions suivantes, le comité consultatif poursuit la mission qui lui a été confiée par le recteur ou la rectrice. À l’issue de ses délibérations, le comité formule une recommandation au recteur ou à la rectrice qui, à son tour, soumet sa propre recommandation au Conseil des gouverneurs.