³ÉÈËVRÊÓƵ

FAQs

Si vous avez des questions sur les personnes qui occupent les postes de coordonnatrice administrative (CA), de coordonnatrice administrative principale (CAP), de coordonnatrice principale des affaires administratives et étudiantes (CPAAÉ), d'administratrice des subventions (AS) ou d'administratrice des affaires étudiantes (AAÉ), veuillez consulter notre page du personnel pour obtenir des éclaircissements.

Questions administratives générales

Comment puis-je prendre rendez-vous avec la présidente ?

Envoyez un courriel à directoradmin.ihsp [at] mcgill.ca (Sonia Bichler)Ìýavec votre demande et mettezÌýamelie.quesnelvallee [at] mcgill.ca (Amélie Quesnel-Vallée) en copie.ÌýÌý

Veuillez mentionner « Urgent » dans l’objet de votre message si vous devez recevoir une réponse dans les 48 heures. Nous ferons de notre mieux pour répondre à votre demande dans les plus brefs délais.

Comment commander un ordinateur ou du matériel informatique ?

/ancillary/services/computerÌý

Veuillez consulter le service des finances de le aec3_finance.med [at] mcgill.ca (CEA#3)Ìýavant de commander des fournitures informatiques dans le cadre de vos subventions. Attention : les commandes passées par l'intermédiaire de vendeurs tiers, par exemple Amazon, sont à vos propres risques. Vous pourriez ne pas être remboursé. Ne mettez pas d'ordinateurs sur une carte d'achat. Commandez par l'intermédiaire de is.bookstore [at] mcgill.ca (Le James) ou dehelp.medit [at] mcgill.ca ( MedIT) (514-398-2001). Des devis seront fournis à l'avance. Une carte de crédit personnelle ou un FOAPAL sera requise et une autorisation sera vérifiée.

Conformément à la politique Procédures pour les déplacements et autres dépenses | Services financiers - Université ³ÉÈËVRÊÓƵ (PR8.1 Nouveaux ordinateurs, composants informatiques et accessoires informatiques) : « les achats de nouveaux ordinateurs, composants informatiques et accessoires informatiques provenant de subventions de recherche (types de fonds 2F et 2M) peuvent être remboursés via un rapport de dépenses, quelle que soit la valeur en dollars. »

Les nouveaux ordinateurs (ordinateurs de bureau/portables) et les écrans achetés dans le cadre de subventions non liées à la recherche (types de fonds non 2F/2M) ne seront pas remboursés. Ces achats doivent être effectués via , sauf si leur valeur en dollars est inférieure à 250 $ (consultez la politique sur les actifs informatiques).

Comment réserver une salle de classe ou de conférence au ÉSPSM ?

Formulaire de réservation de salle en ligne.

Veuillez vérifier attentivement les calendriers avant de soumettre votre demande. En cas d'urgence, veuillez contacter la CA, la CAP ou la CPAAÉ, qui ont tous accès à ces calendriers.

Comment puis-je accéder au bureau le week-end et en dehors des heures d'ouverture ?

Veuillez envoyer un courriel au coordonnatrice administrative avec la date et l'heure de votre accès. Veuillez prévoir un délai raisonnable pour le traitement de votre demande. En cas d'urgence et si le bureau administratif n'est pas disponible, veuillez contacter la coordonnatrice principale des affaires administratives et étudiantes.

Comment puis-je donner accès au bureau du ÉSPSM à un invité/étudiant/chercheur en visite ?

Veuillez envoyer un courriel au coordonnatrice administrative avec son nom et les dates de la visite et s'il s'agit d'une visite interne ou externe. Veuillez prévoir un délai raisonnable pour le traitement. En cas d'urgence et si la CA n'est pas disponible, veuillez contacter la coordonnatrice principale des affaires administratives et étudiantes.

Comment puis-je obtenir ma carte d'employé de ³ÉÈËVRÊÓƵ ?

Où rangeons-nous nos fournitures de bureau ? À qui dois-je m'adresser pour commander des fournitures ?

Veuillez vous adresser aux membres de votre personnel administratif pour connaître les fournitures disponibles sur place. Certains articles sont disponibles immédiatement, tandis que d'autres doivent être commandés. Envoyez toutes les commandes de fournitures à la coordonnatrice administrative et prévoyez au moins quelques semaines pour recevoir les marchandises. En cas d'urgence et si la CA n'est pas disponible, parlez à la CAP ou à la coordonnatrice principale des affaires administratives et étudiantes.

Comment puis-je accéder aux machines UPrint ?

Pour tous les employé(e)s de DEEP, un FOAPAL (ou numéro de fonds) devra être attribué dans Minerva/Workday pour vous permettre d'accéder aux imprimantes à l'aide de votre carte d'identité ³ÉÈËVRÊÓƵ. Cela se fait viaÌýaec3_finance.med [at] mcgill.ca (CEA#3 finance).Ìý

Comment puis-je commander un travail d'impression ?

Veuillez envoyer un e-mail aux printing.services [at] mcgill.ca (services d'impression )Ìýet mettre en copie laÌýadmincoord.ihsp [at] mcgill.ca (coordinatrice administrative)Ìýpour obtenir un devis, comprenant votre travail d'impression et la date limite à laquelle vous en avez besoin.

Comment puis-je organiser mon hôtel/voyage pour moi-même ou mes invités ?

Veuillez contacter la coordinatrice administrative en indiquant le nom du ou des invités, les dates de leur séjour et le montant que vous souhaitez facturer. Veuillez également indiquer la raison de leur visite. En cas d'urgence et si la CA n'est pas disponible, contactez la coordinatrice administrative principale ou la coordonnatrice principale des affaires administratives et étudiantes.

Plus d'informations ici.

Comment puis-je signaler un problème au bureau ?

Veuillez envoyer un e-mail au 2001spaceodyssey.fmhs [at] mcgill.ca (comité de gestion du bâtiment du ÉSPSM) avec toutes les informations pertinentes sur le problème.

Comment puis-je envoyer un colis ?

Purolator: veuillez envoyer un courriel à la coordonnatrice administrative en indiquant l'adresse ainsi que le montant à utiliser.

Comment puis-je réclamer la exonération des droits de scolarité pour une personne à la charge d’un membre du personnel (personnel enseignant, personnel administratif et de soutien)?

Ìý

Affaires académiques

Quelle est la date limite pour présenter une demande de promotion ?

Quelle est la date limite pour présenter une demande de congé sabbatique ?

Où puis-je trouver les formulaires d'évaluation du rendement ?

Comment procéder pour nommer un membre associé ?

Veuillez envoyer toutes vos suggestions par courriel à la présidente et mettre en copie la coordonnatrice administrative principale avec toutes les informations, liens et explications pertinentes sur la façon dont ce membre du corps professoral de ³ÉÈËVRÊÓƵ sera un membre actif et contributif de notre équipe. Nous vous communiquerons ensuite les termes de référence des membres associés, qui stipulent le processus à suivre pour postuler à ce statut. La demande est traitée par l'aec3-acadaffairs.med [at] mcgill.ca (CEA#3 Affaires académiques). Veuillez consulter le document sur les termes de référence ici.

Ìý

Communications

Comment puis-je partager quelque chose sur notre site Web/via la liste de diffusion ?

Envoyez toutes les informations pertinentes dans un seul e-mail à directoradmin.ihsp [at] mcgill.ca (Sonia Bichler), y compris tout le contenu, les photos, les dates et les délais. Pendant les heures de pointe, les messages Envoke sont envoyés une fois par semaine. Veuillez envoyer les informations au moins une semaine à l'avance pour vous assurer qu'elles sont envoyées avec la liste de diffusion hebdomadaire ou sur le site Web.Ìý

Comment puis-je partager une opportunité avec les étudiants du DEEP ?

Veuillez envoyer un e-mail à l' studentadmin.ihsp [at] mcgill.ca (administratrice des affaires étudiantes) avec toutes les informations pertinentes et mettre la anaik.fortier [at] mcgill.ca (coordinatrice principale des affaires administratives et étudiantes) in copie.

Ìý

Gestion d'événements

Politique de rémunération des conférenciers invités (honoraires)

/financialservices/fr/policies/remuneration-conferenciersÌýÌý

Veuillez contacter la coordonnatrice administrative 5 semaines avant la tenue de la conférence ou du séminaire prévu. Si la coordonnatrice administrative n'est pas disponible, veuillez contacter la coordonnatrice principale des affaires administratives et étudiantes.

Veuillez-vous assurer que la rémunération n'est pas discutée avec l'invité avant d'en avoir vérifié la faisabilité. Aucun paiement rétroactif ne sera traité.ÌýPDF icon Remuneration Form

Comment puis-je organiser un événement ?

Veuillez contacter la coordonnatrice principale des affaires administratives et étudiantes pour lui faire part de vos projets d'événement au moins 4 semaines avant l'événement, si possible. Envoyez-lui toutes les informations pertinentes sur les intervenants, les dates, le type d'événement, etc. dans un seul e-mail. Les demandes de dernière minute seront évaluées en fonction des engagements pris au préalable.

Comment puis-je promouvoir un événement/partager des nouvelles avec la communauté DEEP ?

Envoyez toutes les informations pertinentes dans un seul courriel à la coordonnatrice administrative principale, y compris tout le contenu, les photos, les dates et les délais, avec la coordonnatrice administrative principale et des affaires étudiantes en copie. Pendant les heures de pointe, les messages Envoke sont envoyés une fois par semaine. Veuillez envoyer les informations au moins une semaine à l'avance pour vous assurer qu'elles sont envoyées avec la liste de diffusion hebdomadaire ou sur le site Web.

Ìý

Finance

Mes stagiaires peuvent-ils demander au personnel administratif de préparer leurs rapports de dépenses ?

Malheureusement, l'équipe administrative du DEEP n'a plus la capacité de prendre en charge la préparation et la soumission des notes de frais des stagiaires.

Veuillez consulter ce document pour une procédure étape par étape.

Quelles sont les procédures pour les déplacements et autres frais ?

Comment puis-je effectuer un paiement en utilisant mon fonds ?

Nous devons d'abord définir le mode de paiement que nous pouvons utiliser: /procurement/files/procurement/procurement_decision_chart_april_2024.pdfÌý

Achat sur le Marché ³ÉÈËVRÊÓƵ (MMP)Ìý:

Si le fournisseur est membre du MMP, nous pouvons obtenir un devis pour le service/produit et créer une demande.Ìý

Si le fournisseur n'est pas membre du MMP, nous pouvons essayer de l'ajouter. Veuillez prévoir au moins quelques semaines pour le traitement.

Achat par carte Pcard centrale :

Si le fournisseur n'est pas membre du MMP mais accepte le paiement par carte de crédit et répond aux critères indiqués ici /financialservices/fr/policies/pcard, nous pouvons faire une demande auprès du central.

Achat individuel de cartes d'achat :ÌýÌý

Si vous souhaitez demander votre propre carte d'achat.ÌýÌý

/financialservices/fr/policies/pcardÌýÌýÌý

Formulaire de demande de paiement :Ìý

/financialservices/gfm/payments/pmt-reqÌýÌý

Achat à la carte :

Veuillez vérifier avant de payer à la carte, car le fournisseur peut être membre du MMP et/ou il peut s'agir d'un achat restreint, comme un service infonuagique ou un achat d'ordinateur.

Politique de rémunération des conférenciers invités (honoraires) :

/financialservices/fr/policies/remuneration-conferenciers

Veuillez contacter la coordonnatrice administrative 5 semaines avant la tenue de la conférence/du séminaire prévu.

*Veuillez vérifier que le fonds que vous avez sélectionné dispose du budget nécessaire au paiement et qu'il est éligible au type d'achat avant de procéder à tout achat.*

Comment puis-je obtenir un remboursement (par exemple, un rapport de dépenses) ?

Veuillez envoyer un courriel à la coordonnatrice administrative avec une feuille de calcul indiquant la date d'achat, l'article acheté, le coût, la devise et la raison de l'achat, le cas échéant. Veuillez également inclure vos reçus et tous les documents pertinents. Si c'est urgent et que le CA n'est pas disponible, veuillez essayer le CAP ou le CPAAÉ.

Plus d'informations ici.

Si le remboursement se fait par rapport aux dépenses, sachez que cela prendra entre 6 et 8 semaines.

Si une dépense importante est prévue ou si vous vous renseignez au nom d'un stagiaire qui doit bientôt voyager, envisagez de demander une avance pour couvrir une partie des dépenses. Les avances sont traitées rapidement. Cette avance doit être compensée par un rapport de dépenses.

Pour les remboursements de repas de voyage provenant de subventions, vous devez avoir à la fois les reçus détaillés et le reçu avec preuve de paiement. Si vous n'avez pas la preuve de paiement, un relevé de carte de crédit expurgé peut être soumis. Le fait de ne pas présenter le reçu détaillé entraînera le rejet de l'article (aucune exception ni excuse n'est tolérée), mais un montant journalier peut être réclamé à la place (voir le tableau dans le lien d'informations supplémentaires ci-dessus). Aucun alcool ne peut être réclamé à partir des subventions. Si de l'alcool est acheté, veuillez l'indiquer sur un reçu séparé et aucun remboursement ne sera possible.

Les cartes d'embarquement sont nécessaires comme preuve de voyage.

Veuillez noter : toute tentative de réclamation d'une dépense sans les reçus et/ou documents appropriés sera rejetée. Il existe des solutions de contournement ou des alternatives, mais veuillez en être informé avant l'achat. Voir ci-dessus pour plus d'informations sur les politiques et procédures.

Veuillez consulter les documents suivants fournis par l'équipe financière de l'CEA#3.ÌýAttention : les documents suivants ne sont disponibles qu'en anglaise.

ÌýPDF icon AEC#3 Expense Report Checklist

PDF icon General Information

PDF icon How to prepare an expense report

PDF icon Travel expense reports

Comment puis-je obtenir plus d'informations sur mes fonds ?

Plus d'informations sur cette page Web.

Ou envoyez un e-mail au aec3-finofficer.med [at] mcgill.ca (responsable financier de l'CEA#3) avec vos questions.

Ìý

Affaires étudiantes

Comment puis-je verser une allocation à mon étudiant(e) ?

Envoyez un courriel à l'administratrice des affaires étudiantes avec les détails suivants :

  • Prénom et nom de l'étudiant(e)Ìý

  • Numéro d'identification de l'étudiant(e)Ìý

  • Numéro de fonds à facturer pour l'allocationÌý

  • Montant de l'allocationÌý

  • Détails sur la répartition, le cas échéant. Par exemple : doit-elle être versée en une seule fois ? Cette allocation est-elle destinée à couvrir un semestre ou une période de temps spécifique ?Ìý

LaÌýAAÉ préparera les courriels d'approbation et traitera l'allocation en fonction des détails fournis. En cas d'urgence et si la AAÉ n'est pas disponible, contactez la senioradmin.deep [at] mcgill.ca (coordonnatrice principale des affaires administratives et étudiantes).

Comment puis-je fournir à mon élève une place assise au ÉSPSM ?

Demandez à votre étudiant(e) de contacter directement la admincoord.ihsp [at] mcgill.ca (coordinatrice administrative)Ìýou de la fournir ses coordonnées.

Comment puis-je embaucher quelqu'un/un étudiant ?

Veuillez contacter la coordonnatrice principale des affaires administratives et étudiantes.

Ìý

Administration des subventions

Vous soutenez uniquement les membres du corps professoral du DEEP ?

Les membres du corps professoral du DEEP ont la priorité. Toutes les autres demandes seront examinées au cas par cas et dépendront des engagements antérieurs.

L'administratrice des subventions DEEP peut-elle préparer l'ensemble de la subvention, y compris la rédaction de la demande ?

Nous ne préparons ni ne compilons les CV ou le CV commun canadien. Ces derniers sont préparés par le candidat à la recherche lui(elle)-même.

Pouvez-vous préparer mon CV ou le CV commun canadien pour une demande de subvention ?

We do NOT prepare or compile CVs or the Canadian common CV. This is prepared by the research applicant themselves.

Quand dois-je demander de l'aide pour une demande de subvention ?

Au moins 2 mois avant toute date limite interne du Bureau de la recherche sponsorisée (BRS). Cela améliorera les chances d'une demande de subvention réussie. Toutes les demandes de subvention doivent être approuvées et envoyées au BRS avant l'absence de tout chercheur (chercheurs principaux, co-chercheurs principaux ou co-demandeur). Il est essentiel pour une candidature coopérative et efficace que tous les délais soient respectés et que le matériel soit soumis suffisamment à temps pour un examen complet. Le chercheur est responsable de ses délais de contenu, en particulier s'il prévoit de s'absenter pendant le processus de demande de subvention. Les soumissions tardives risquent d’être manquées ou précipitées, ce qui peut avoir un impact négatif sur le résultat de la candidature et potentiellement nuire aux relations de collaboration.

Quels sont les horaires de travail de l’administration des subventions DEEP ?

Le bureau d'administration des subventions DEEP est ouvert de 9h00 à 17h00 du lundi au vendredi (à l'exception des vendredis d'été). Toutes les demandes et tous les documents de subvention sont traités dans ce délai. Nous ne travaillons pas pendant les week-ends, les jours fériés ou les vacances. Nous n'acceptons aucun travail le vendredi après-midi pour respecter une date limite fixée au lundi suivant à 9h00. Pour ces raisons, nous encourageons tous les chercheurs à planifier bien à l'avance nos services d'experts. Les demandes ou les courriels envoyés après les heures ouvrables ne seront pas traités le jour ouvrable même. Il est de la responsabilité du chercheur de fournir toutes les informations avec des détails spécifiques pour toute demande en temps opportun.

Combien de temps faut-il pour préparer ma demande de subvention ?

Une demande de subvention nécessite beaucoup de temps, d'efforts et d'informations complexes. Par conséquent, pour une demande de subvention réussie, nous recommandons au moins 3 à 6 mois. Veuillez planifier à l'avance et programmer les services d'administration des subventions pour un résultat positif.

Pouvez-vous m'aider avec le budget et la justification du budget ?

Oui, nous pouvons vous aider à organiser le budget de recherche pour l'étude DEEP à l'Université ³ÉÈËVRÊÓƵ. Veuillez nous fournir les postes budgétaires spécifiques et les directives spécifiques relatives au financement des subventions. Au cours de réunions hebdomadaires, nous collaborons avec le chercheur DEEP pour faire progresser la subvention afin de nous assurer que nous sommes tous au même niveau et que nous respectons les directives de l'organisme de financement. Il incombe au chercheur principal de s'assurer que les équipes collaboratrices sont responsables de leurs propres budgets et de la compilation.

Pouvez-vous examiner ma proposition de recherche ?

Oui, nous effectuons une révision complète et approfondie des projets finalisés conformément aux directives de l'organisme de financement. Veuillez planifier à l'avance et planifier l'examen avec nous.

Puis-je vous transmettre mon budget et ma proposition de recherche pour examen dans les 24 heures suivant la date limite de dépôt d'une demande de subvention ?

Nous avons besoin d'au moins 7 à 10 jours avant la date limite de dépôt des demandes pour examiner la proposition de recherche et le budget. Il est inacceptable de commencer à travailler sur une demande complète en moins de 10 jours ouvrables pour la proposition de recherche, le budget, la justification du budget, les lettres de soutien institutionnelles et les lettres de confirmation. Désormais, veuillez planifier nos services 2 à 3 mois à l'avance.

L'administration des subventions DEEP peut-elle aider à obtenir des subventions de plus grande envergure ?

Oui. Pour les subventions de plus grande envergure, nous exigeons une notification de 6 mois et une réunion avec le chercheur principal et le co-chercheur principal pour planifier à l'avance un résultat positif et une gestion stratégique du projet.

L'administratrice des subventions transmettra-t-elle ma demande de subvention à l'BRS ?

La responsabilité incombe au chercheur. Toutefois, dans des circonstances particulières, si le chercheur est absent, l'administrateur des subventions peut planifier cette opération après en avoir discuté avec le chercheur et obtenu les informations de connexion correctes pour l'organisme de financement. Une demande doit être soumise à l'administration des subventions DEEP.

Quelle est la place de le BRS dans la mise en place d'une administratrice de subventions DEEP ?

Nous collaborons étroitement avec le BRS. Par conséquent, si vous avez des questions liées au BRS, veuillez continuer à les contacter, car nous encourageons vivement les équipes de recherche à respecter tous les délais de le BRS.

À qui dois-je m'adresser pour obtenir une liste de contrôle de l'OSR signée par la présidente ? À qui dois-je l'envoyer ensuite ?

Veuillez envoyer les documents à signer par la présidente à son amelie.quesnelvallee [at] mcgill.ca (adresse électronique)Ìýet mettreÌýdirectoradmin.ihsp [at] mcgill.ca (Sonia Bichler)Ìýin copie. Veuillez noter que les demandes de dernière minute peuvent être manquées. De là, la liste doit être envoyée au doyen associé à la recherche - sylvain.baillet [at] mcgill.ca (Prof. Sylvain Baillet)ÌýavecÌýriac.med [at] mcgill.ca (l'agent de recherche)Ìýen copie.

Si je me trouve dans une situation où je suis à moins de 24 heures d'une date limite et que je n'ai pas terminé le budget ou la proposition de recherche, l'administratrice des subventions peut-elle quand même m'aider ?

Veuillez envoyer un courriel àihspgrants.med [at] mcgill.ca (l'administratrice des subventions)Ìýet consultez la question : De combien de temps ai-je besoin pour préparer ma demande de subvention ?

L'administratrice des subventions peut-elle gérer la saisie des données budgétaires ?

Nous n'offrons pas de services de saisie de données. Veuillez explorer d'autres entités de votre équipe de recherche.

Pouvez-vous préparer la lettre de soutien institutionnelle ?

Oui. Nous préparons la lettre de soutien institutionnelle. Pour cela, nous avons besoin d'informations spécifiques de la part du chercheur pour l'appel à subventions. Veuillez contacter ihspgrants.med [at] mcgill.ca (l'administratrice des subventions).

En outre, nous avons besoin des éléments suivants :

  • Titre de la subvention et de l'organisme de financement
  • Nom et fonction des chercheurs de DEEP dans l'étude
  • Titre du projet
  • Un bref résumé de l'étude de recherche
  • Indiquez de qui provient la lettre de soutien institutionnelle ; c'est-à-dire la présidente de DEEP ou le directeur de l'école, comme indiqué dans les directives spécifiques de l'organisme
  • Précisez ce qui est requis dans la lettre de soutien ; par exemple, remplacement de 20 % des enseignants.

Pouvez-vous préparer une lettre de confirmation institutionnelle pour mon poste à ³ÉÈËVRÊÓƵ ?

Oui. Nous préparons la lettre de confirmation institutionnelle. Veuillez préciser votre poste au sein de la faculté et les dates respectives de votre adhésion au DEEP ou au ÉSPSM, et si votre poste a changé, la date à laquelle il a changé.

Par exemple, j'ai rejoint le ÉSPSM en tant que professeur adjoint en septembre 2018 et je suis devenu professeur associé en septembre 2022 au DEEP.

L'administratrice des subventions peut-elle me trouver davantage de financement ?

Oui. Nous vous enverrons des opportunités de financement spécifiquement liées à votre recherche. Cela sera basé sur notre réunion initiale de recherche de subvention. Si vos intérêts de recherche changent, veuillez nous fournir des détails, ou si vous avez des questions sur les directives de subvention, veuillez contacter ihspgrants.med [at] mcgill.ca (l'administratrice des subventions).

L'administration des subventions DEEP peut-elle fournir un soutien pour les demandes de distinctions personnelles telles que des prix ou des bourses postdoctorales ?

L'administrateur des subventions se concentre sur les demandes de subventions au sein du Département d'équité, d'éthique et de politiques.

Ìý

CEA#3 Informations

Administration de la recherche

Veuillez noter qu'à compter d'aujourd'hui, veuillez utiliser cette adresse électronique pour toutes les affaires administratives de la recherche AEC3 : aec3-research.med [at] mcgill.ca. Cela remplace andrew.griffin [at] mcgill.ca.

Embauche d'assistants de recherche occasionnels :
4 semaines avant la date de début souhaitée
Toute résiliation : 4 semaines avant la date de début de fin souhaitée

Chercheurs postdoctoraux/boursiers/universitaires :
Pour les candidats canadiens titulaires d'un diplôme en main, 4 semaines avant la date de début souhaitée. Veuillez noter que les candidats doivent avoir leur doctorat en main ou avoir satisfait à toutes les exigences, c'est-à-dire avoir soutenu leur thèse.

Pour les candidats internationaux, veuillez contacter aec3-research.med [at] mcgill.ca (Andrew Griffin) dès que possible, car les délais de traitement des permis de travail sont extrêmement longs.

Un rappel important : les assistants de recherche occasionnels ne peuvent pas commencer à travailler avant que leur contrat ne soit finalisé et qu'ils ne doivent pas travailler au-delà de la date de fin de leur contrat. Si vous souhaitez renouveler votre contrat, veuillez nous contacter 4 semaines avant la date de fin.

Nous nous attendons à ce que de nouvelles conventions collectives pour les chercheurs postdoctoraux, les assistants de recherche et les associés de recherche soient signées au cours des mois d'été. Cela pourrait entraîner des changements dans les salaires et les conditions de travail. Nous vous tiendrons informés de tout développement.

Affaires académiques

Hiring of Guest lecturers/speakers:Nous vous rappelons que toutes les demandes d’embauche de nouveaux conférenciers/conférenciers invités doivent être soumises à aec3-hirerequests.fmhs [at] mcgill.ca au moins 4 semaines avant la date de l’événement. Le modèle de « formulaire de demande d’embauche de nouveau conférencier/conférencier invité » précédemment envoyé à toutes les unités doit être utilisé lors de la soumission de votre demande. Cela permet de garantir que ces demandes sont examinées et approuvées par notre bureau avant tout engagement.

Si vous avez des questions sur le modèle de formulaire ou le processus, veuillez contacter aec3-acadaffairs.med [at] mcgill.ca (Linda De Luca).

Embauches/nominations académiques :
À compter du 1er janvier 2023, les embauches rétroactives de plus de trois (3) mois ne seront pas approuvées par le Bureau central du personnel académique. Par conséquent, pour éviter toute baisse des demandes, il est important que toutes les nouvelles demandes d’embauche académique soient communiquées au CEA à l’avance en envoyant un courriel à aec3-acadaffairs.med [at] mcgill.ca (Linda De Luca). Plus de détails à ce sujet suivront.

Demandes générales relatives aux affaires académiques :
Pour toutes questions ou demandes liées aux processus ou aux règlements relatifs aux affaires académiques (c'est-à-dire pour les membres du corps professoral existants, les nouvelles recrues, les renouvellements, etc.), veuillez contacter aec3-acadaffairs.med [at] mcgill.ca (Linda De Luca).

Finances

Les avances de frais de voyage seront traitées dans les 5 jours ouvrables suivant la date de réception.

Les notes de frais seront traitées dans les 6 à 8 semaines suivant la date de réception.

Compte tenu du retard que nous connaissons actuellement, nous vous recommandons de soumettre vos notes de frais dès que possible. Les notes de frais sont traitées selon le principe du premier arrivé, premier servi.

General financial affairs questions:
Toutes les questions ou demandes doivent être envoyées par e-mail plutôt que par Teams à votre personne de contact financière et un membre de l'équipe vous répondra dans les 48 heures. Vos personnes de contact sont :
aec3-finofficer.med [at] mcgill.ca (Katherine Dao) (Responsable des finances)
aec3_finance.med [at] mcgill.ca (Andreea Chidu) (Administratrice financière)
ÌýTBD (Administratrice principale des comptes)

Comme mentionné ci-dessus, pour toute planification financière d'un événement ou d'un projet de recherche, veuillez contacter Katherine Dao au moins 3 semaines avant la date de début prévue.

Administration des RH

Assistants/associés de recherche :
Veuillez soumettre une demande à aec3-hradmin.med [at] mcgill.ca (Selena Di Benedetto)Ìý4 semaines avant la date de début souhaitée. Il s’agit de garantir que le(s) titulaire(s) sont embauchés dans la catégorie appropriée et qu’ils sont rémunérés en temps opportun.

Étudiants en alternance travail-études :
Veuillez soumettre une demande à aec3-hradmin.med [at] mcgill.ca 4 semaines avant la date de début souhaitée.

1) Cela permet de garantir que nous pouvons soumettre la demande de participation au programme d'alternance travail-études.
2) Confirmez l’éligibilité des étudiants.
3) Publiez l'offre d'emploi sur Workday et terminez le processus d'embauche

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