³ÉÈËVRÊÓƵ

Membres

Gestionnaire principal

Professeur Fabrice Labeau, vice-recteur, Administration et finances

Calendrier des réunions

Mandat du Comité d’audit et de gestion des risques

Dispositions habilitantes

Le Comité d’audit et de gestion des risques (le « Comité ») est constitué sous l’égide du Conseil des gouverneurs (le « Conseil ») de l’Université ³ÉÈËVRÊÓƵ (l’« Université »), à qui il rend compte. Il fonctionne conformément au présent mandat et au règlement des comités du Conseil des gouverneurs de l’Université ³ÉÈËVRÊÓƵ (le « Règlement »). Conformément au Règlement, les réunions des comités du Conseil se tiennent à huis clos, mais le Comité d’audit et de gestion des risques peut décider de tenir une réunion ou une partie d’une réunion en séance ouverte.

Composition

1. À l’exception de la nomination des membres d’office, les nominations au Comité sont approuvées par le Conseil, normalement sur recommandation du Comité de nomination, de gouvernance et d’éthique.
2. 1. À l’exclusion des membres d’office, le Comité est composé de trois à cinq membres, sélectionnés, comme indiqué ci-dessous, parmi les catégories suivantes :

      • membres du grand public (au moins un);

      • membres à titre personnel du Conseil (au moins un);

      • membres du Conseil faisant partie de l’Association des diplômées et diplômés;

      • gouverneur(e)s émérites.

   2. Les membres sont nommés en vertu de leur indépendance de l’Université. Les membres du Comité doivent posséder des connaissances financières. L’expertise et l’expérience en comptabilité, en droit ou en administration des affaires seront des critères pertinents pour la nomination à ce Comité. Au moins un membre du Comité doit être membre de l’un des ordres professionnels de comptables régis par le Code des professions (chapitre C-26).

   3. Les membres de la population étudiante et du personnel de l’Université, ainsi que les personnes ayant conclu un marché de services personnels avec l’Université, à l’exception du (de la) recteur(-trice), ne peuvent pas siéger à ce Comité.

3. Le (La) président(e) du Conseil des gouverneurs et le (la) recteur(-trice) sont membres d’office du Comité.

4. Le (La) président(e) du Comité est nommé(e) par le Conseil, normalement sur recommandation du Comité de nomination, de gouvernance et d’éthique.

5. Le Comité peut recommander la nomination d’un(e) vice-président(e) du Comité par le Conseil, normalement sur recommandation du Comité de nomination, de gouvernance et d’éthique.

6. Le (La) vice-recteur(-trice) à l’administration et aux finances fait office de gestionnaire principal(e) du Comité.

7. Le (La) secrétaire général(e) ou son (sa) délégué(e) fait office de secrétaire et de conseiller(-ère) en gouvernance auprès du Comité.

8. S’il y a lieu, afin de faciliter les travaux du Comité, le (la) gestionnaire principal(e) ou le (la) secrétaire peuvent inviter des membres du personnel de l’Université à participer, à titre de personnes-ressources, à des aspects précis de la discussion.

Attributions du Comité

Le Comité aide le Conseil des gouverneurs à s’acquitter de ses responsabilités en matière de gouvernance relatives aux éléments suivants :

1. l’audit externe annuel;

2. les états financiers trimestriels et annuels;

3. les autres activités et services d’audit externe, s’il y a lieu;

4. les systèmes et contrôles financiers;

5. les activités d’audit interne;

6. les systèmes et mécanismes de gestion des risques.

Le Comité peut examiner d’autres questions qui lui sont soumises par le Conseil, les auditeurs externes ou internes, le (la) recteur(-trice), le (la) provost, un(e) vice-recteur(-trice) ou le (la) secrétaire général(e).

Sans limiter la généralité de ce qui précède, le Comité accomplit des fonctions déléguées par le Conseil et des fonctions soumises à l’autorité du Conseil, comme suit :

Audit externe annuel

Fonctions déléguées par le Conseil des gouverneurs

1. Examiner la portée de l’audit annuel des états financiers de l’Université et les propositions quant aux procédures d’audit qui seront suivies par l’auditeur externe et qui, à moins d’indication contraire, doivent être conformes aux principes comptables généralement reconnus (PCGR), et approuver le plan d’audit annuel;

2. approuver les honoraires pour l’audit externe des états financiers de l’Université;

3. examiner les résultats de l’audit annuel et toute observation importante ou autre question des auditeurs externes devant être communiquée au Comité;

4. lors de la réunion au cours de laquelle l’audit annuel est examiné :

   1. tenir une réunion privée avec les auditeurs externes, en l’absence des membres de la direction, pour discuter notamment de l’évaluation par les auditeurs externes du personnel de l’Université et de ses systèmes financiers et comptables, ainsi que de la coopération sur laquelle les auditeurs externes ont pu compter au cours de l’audit;

   2. tenir une réunion privée avec des membres de la direction en l’absence des auditeurs externes, pour discuter notamment de l’expérience de la direction en matière de collaboration avec les auditeurs externes et de toute autre question soulevée par le Comité;

   3. s’assurer qu’il existe une bonne relation de travail entre l’Université et les auditeurs externes et qu’il n’y a pas de litiges non résolus entre eux;

5. évaluer l’efficacité du travail effectué par les auditeurs externes, obtenir l’assurance que les auditeurs externes ont respecté leurs obligations et faire rapport à ce sujet au Conseil au moins une fois par année;

6. discuter avec les auditeurs externes de leur indépendance par rapport à la direction et à l’Université (et leur demander le nom de toutes les personnes de la communauté mcgilloise avec qui ils entretiennent des relations), déterminer si la fourniture de services non liés à l’audit par les auditeurs externes est compatible avec leur devoir d’indépendance et, si le Comité le décide, recommander au Conseil l’adoption de mesures garantissant l’indépendance des auditeurs externes.

Fonctions soumises à l’autorité du Conseil des gouverneurs

1. Recommander au Conseil la nomination d’auditeurs externes chargés de procéder à l’audit annuel des états financiers.

États financiers trimestriels et annuels

Fonctions déléguées par le Conseil des gouverneurs

1. Examiner les états financiers trimestriels après le deuxième et le troisième trimestre;

2. examiner les états financiers annuels audités ainsi que le rapport qui y a trait, tous les rapports connexes, la lettre d’avis de l’auditeur, la liste des ajustements et tout autre document fourni par les auditeurs externes ou la haute direction.

Fonctions soumises à l’autorité du Conseil des gouverneurs

1. Recommander au Conseil l’approbation des états financiers annuels audités et le rapport de l’auditeur, et lui soumettre toute question que le Comité peut juger appropriée.

Autres activités et services d’audit externe

Fonctions déléguées par le Conseil des gouverneurs

1. Si le Conseil le juge nécessaire et après consultation de la haute direction, approuver le recours aux services :

   1. d’un cabinet d’audit externe pour la prestation de services spécialisés non liés à l’audit des états financiers, qui relèvent de la compétence du Comité, telle que définie par la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s;

   2. de conseillers indépendants spécialisés.

Systèmes et contrôles financiers

Fonctions déléguées par le Conseil des gouverneurs

1. Produire et recevoir des rapports périodiques et spéciaux sur les systèmes et contrôles financiers;

2. avec le (la) vice-recteur(-trice) à l’administration et aux finances, examiner les systèmes et contrôles financiers relatifs à la protection des biens et des activités de l’Université afin de s’assurer qu’ils sont appropriés et efficaces;

3. veiller au respect des lois applicables et des cadres réglementaires externes;

4. formuler à la haute direction des recommandations sur les aspects opérationnels liés aux systèmes et contrôles financiers;

5. faire le suivi du cadre et des politiques et procédures entourant le remboursement des dépenses des membres de la haute direction de l’Université;

6. surveiller l’examen de la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s, et recevoir au moins une fois par année des rapports sur l’ensemble des contrats, ententes et règlements dont la valeur dépasse la limite établie par la Politique pour la haute direction, si le contrat, l’entente ou le règlement n’a pas été précédemment examiné et approuvé par un comité du Conseil des gouverneurs ou par le Conseil, selon les stipulations de la Politique.

   Les rapports porteront notamment sur les contrats d’achat, les contrats en matière de technologie, les contrats de crédit, les subventions de recherche, les ententes de recherche, les ententes de service, les contrats de commercialisation, les ententes d’affiliation entre établissements, les ententes portant sur des programmes et des projets académiques, les contrats d’embauche de consultants, les contrats de publicité, les ententes de dénomination, les règlements et les ententes de transaction.

Fonctions soumises à l’autorité du Conseil des gouverneurs

1. Examiner régulièrement la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s et en recommander des modifications au Conseil des gouverneurs;

2. formuler des recommandations au Conseil d’administration sur d’autres questions de politique liées aux systèmes et contrôles financiers.

Activités d’audit interne

Fonctions déléguées par le Conseil des gouverneurs

1. Examiner et approuver les objectifs, priorités et plans relatifs à l’audit interne annuel;

2. recevoir les rapports d’audit interne et en examiner les recommandations, s’il y a lieu;

3. examiner les recommandations formulées dans les rapports de l’auditeur interne et veiller à leur mise en œuvre; recommander s’il y a lieu des mesures supplémentaires pour répondre aux interrogations soulevées par l’auditeur interne;

4. examiner l’efficacité globale des activités d’audit interne, y compris la qualité des relations de travail entre les auditeurs internes et l’Université;

5. examiner toute activité portée à la connaissance du Comité par l’auditeur interne ou une autre personne et susceptible de nuire à la santé financière de l’Université, telle que la fraude.

6. soumettre chaque année au Conseil un rapport résumant les activités d’audit interne;

7. examiner et approuver la Charte de l’audit interne et ses modifications, le cas échéant;

8. examiner la nomination, la reconduction dans ses fonctions ou le licenciement du (de la) directeur(-trice) général(e), Audit interne, ainsi que son évaluation annuelle de rendement, au moyen d’une consultation entre le (la) président(e) du Comité et le (la) vice-recteur(-trice) à l’administration et aux finances.

Systèmes et mécanismes de gestion des risques

Fonctions déléguées par le Conseil des gouverneurs

1. Recevoir et examiner les rapports périodiques et spéciaux du programme de gestion du risque d’entreprise, et examiner la mise en œuvre de ce programme;

2. examiner la couverture d’assurance de l’Université et s’assurer que tous les risques sont pris en compte de manière adéquate et appropriée;

3. chaque année, avec l’avocat(e) général(e) de l’Université ou un(e) avocat(e)-conseil externe, examiner les litiges ou autres questions juridiques susceptibles d’entraîner des répercussions importantes sur les finances ou le bien-être de l’Université;

4. examiner le risque de fraude ainsi que toute autre activité susceptible de nuire à la santé financière de l’Université signalée par un membre de la haute direction ou par une autre personne.

Fonctions soumises à l’autorité du Conseil des gouverneurs

1. Recommander au Conseil des gouverneurs les modifications à apporter au programme de gestion du risque d’entreprise de l’Université et aux politiques et cadres connexes;

2. examiner les questions qui, de l’avis du Comité, peuvent présenter un risque important pour l’Université, et formuler à leur sujet des recommandations au Conseil;

3. examiner les questions qui peuvent présenter un risque important pour l’Université soulevées par le Comité, le Conseil, les auditeurs externes ou internes, le (la) recteur(-trice), le (la) provost, un(e) vice-recteur(-trice) ou le (la) secrétaire général(e), et formuler des recommandations à leur sujet au Conseil, s’il y a lieu.

Dispositions générales

1. Le Comité d’audit et de gestion des risques se réunit au moins trois fois par année. Le Comité dispose d’un calendrier des travaux, tenu par le (la) secrétaire général(e) ou son (sa) délégué(e), et s’assure ainsi que l’ordre du jour de chaque réunion porte sur les responsabilités énoncées dans le présent mandat.

2. Le Comité présente régulièrement un rapport au Conseil, dans un délai raisonnable après la tenue d’une réunion du Comité.

3. Le Comité réexamine son mandat au moins une fois tous les cinq ans, et recommande toute modification au Comité de nomination, de gouvernance et d’éthique du Conseil.

Dernière révision – Approuvée par le Comité exécutif le 26 mars 2020

Version finale – Approuvée par le Comité exécutif le 24 septembre 2007

Révision – Approuvée par le Comité exécutif le 17 mars 2008

Révision – Approuvée par le Comité exécutif le 25 janvier 2010

Révision – Approuvée par le Conseil des gouverneurs le 29 novembre 2011

Révision – Approuvée par le Conseil des gouverneurs le 16 mai 2016